Cómo conseguir el éxito en tus eventos

Reconozcámoslo, Invitados infelices igual a evento fallido.

No importa cuánto trabajo dediques a la planificación de tu conferencia, reunión B2B o seminario: si no ofreces experiencias valiosas, tus esfuerzos para lograr un evento memorable serán en vano.

Esta tarea es difícil de lograr, especialmente cuando estás tan ocupado lidiando con la logística. Diseñar una buena experiencia para un evento implica complejidad y conocimiento. Puede llevarte algún tiempo hasta que domines este aspecto de la planificación de eventos.

Lee este artículo para aprender cómo lograr el dominio en el diseño de una experiencia digna para un evento y evitar frustrar a tus asistentes.

¿Qué es una experiencia de evento positiva?

Hay quien dice que la idea de planificar eventos es empaquetar y administrar experiencias. Dicho de otra forma, la experiencia en si misma es el resultado de un entorno diseñado conscientemente, con decisiones precisas.

Obviamente, hay diferentes experiencias de eventos, que varían en significado e impacto. Desde indigno y frustrante hasta significativo y sobresaliente, existe una amplia gama de circunstancias que afectarán directamente a tus invitados.

Teniendo esto en cuenta, ¿qué hace que la experiencia en un evento sea realmente valiosa?

Anticipación positiva

La experiencia de tus invitados comienza mucho antes del evento. Desde el momento en que se registran o contactas con ellos, los asistentes comienzan a anticipar y desarrollar sus expectativas sobre el evento.

Una buena campaña de marketing puede fortalecer la anticipación positiva y predisponer a los invitados a desarrollar una actitud favorable hacia el evento.

Promesa VS realidad

Antes del evento generamos una serie de expectativas que estamos esperando saciar desde el momento en que llegamos al evento. El grado de satisfacción que percibimos dependerá de la relación entre la promesa y la realidad.

En este punto, reforzarás la percepción positiva de los asistentes si logramos ofrecer algo más allá de sus expectativas.

Comprueba que tu equipo está preparado para dar el mejor servicio

Los empleados deben conocer que en sus manos está el cumplir con las expectativas del invitado. La manera en que éste perciba el servicio puede provocar que nos recomiende y que valore positivamente nuestra atención. Recuerda que necesitas promotores, no detractores.

Facilita la labor del personal que se dedica a estas tareas. Acciones tan sencillas como establecer bien las rutas y horarios de atención del invitado, así como la capacitación constante y brindarles todas las herramientas para su correcto desempeño es de gran ayuda para brindar una experiencia positiva.

Conecta con los sentidos

Al dirigirte al asistente en un evento, primero debes definir cuál es tu objetivo, ya sea posicionamiento del producto, generar lealtad, elevar las ventas o lanzar al mercado un nuevo producto.

Una vez identificado, se trata de que apeles a los sentidos de los asistentes, que les hagas inolvidable la experiencia.

Con la vista, debes sorprender mostrándoles el producto o la marca de manera espectacular, con expectativa, con emoción.

Al sentido del gusto también se le sorprende despertando en los asistentes primero sensaciones y, luego, logrando que identifiquen el sabor especial del producto.

Su oído debe grabar el momento, capturar el mensaje, la música, relacionar todo el evento con los sonidos que escuchó.

El olfato debe estimular su emoción y la memoria, mientras que el sentido del tacto se incorpora haciéndole sentir todo lo que se genera alrededor del evento.

Intercambio de valor

Las experiencias positivas de eventos proporcionan una base poderosa para el intercambio de valores. Ya sea la transferencia de conocimiento o nuevas relaciones, todos estos pequeños triunfos garantizarán una valiosa experiencia en eventos.

El factor de bienestar

No puedes generar una experiencia significativa basada estrictamente en procesos cognitivos. También tienes que involucrar el estado emocional de tus asistentes. Teniendo esto en cuenta, una valiosa experiencia en eventos fortalecerá el bienestar general de tus asistentes.

Recuerdo afirmativo

La experiencia de los asistentes no termina con el evento. Por el contrario, continúa mucho después. Ese es el momento en que tus invitados evaluarán y reconocerán lo que les sucedió en el evento, y determinarán si lo recordarán como una experiencia positiva o negativa.

Una experiencia de evento valiosa se transformará en un recuerdo afirmativo que ayudará a tus invitados a asociar tu marca con un recuerdo agradable.

Evalúa indicadores de experiencia de cliente

Para el asistente, la experiencia es la percepción de todas las interacciones que tiene contigo, tu marca o tu organización. Para crear experiencias positivas de manera consistente, debes tener claro qué la determina, qué indicadores le van a alertar cuando se desvíe de curso, o cómo saber si está avanzando en el camino correcto

Conclusión

Crear experiencias memorables no es algo que se dé al azar y que surja por generación espontánea. Es un proceso donde cada punto de contacto va formando la experiencia de cada cliente. Todo construye posicionamiento, todo envía un mensaje. De ti depende que sea positivo.

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